La organización y la correcta distribución de oficinas es un factor determinante para conseguir un buen rendimiento y brinda un entorno óptimo a los colaboradores.
Trae varios beneficios como:
- Incremento de la productividad: al tener orden se ahorra tiempo en las tareas y más concentración.
- Reduce riesgos de salud: porque hay mejor acondicionamiento para los empleados. De lo contrario, en un espacio sin control es más probable que los trabajadores tengan algún accidente.
- Reduce el estrés y aumenta la motivación: incrementa las ganas de estar en la oficina y terminar las funciones, siempre y cuando sea un área linda.
- Da una imagen positiva de la empresa a los clientes: Si tu potencial cliente entra a unos cubículos de trabajo ordenados y en calma, es más probable que tenga un sentimiento de confianza hacia la marca. Créeme, desde las salas de espera cuentan.
Pero no todas las oficinas deben tener los mismos espacios, ni los mismos muebles, ni las mismas divisiones.
Depende del tipo de empresa; a que se dedica, cuántos empleados tiene, qué tantos recursos tienen, qué equipo manejan, etc.
Distribución según el tipo de oficina
Existen diferentes tipos de oficinas, y su distribución de áreas depende de eso. Las más comunes son:
Pequeñas
Sobre todo en despachos pequeños, la administración inteligente es necesaria por el limitado espacio que hay. En este caso, la mejor opción es usar escritorios compartidos como mesas redondas o en L.
Otro punto clave es tener un excelente orden del material, para asegurarse de que cada centímetro es usado de la mejor manera posible, y la productividad no baje.
Grandes
Si cuentas con una sucursal amplia, no la desperdicies al saturarla de cosas. Mejor apoyate de armarios, archivadores, cajoneras y organizadores para mantener el lugar limpio.
También aprovecha que puedes invertir espacio en lámparas, para tener una mejor iluminación y decoración en cada área y así tener mesas más estéticas.
Colaborativas
Las también conocidas como oficinas coworking tienen la desventaja de desorganizarse con facilidad, por la cantidad de personas que pueden estar en la misma sala, y la falta de puestos de trabajo definidos.
Por eso utilizan mesas, muebles, pizarras y mobiliario compartido, para optimizar espacios y darle un sentido de tranquilidad Aquí el punto es que cada quién sea responsable de sus cosas y tenga disposición de trabajar en equipo.
Áreas de descanso
Esta área es de las más importantes porque como su nombre lo dice, es donde los trabajadores se despejan y olvidan el estrés unos minutos.
Por eso te recomiendo poner mesas estilo comedor con diseños más creativos, sillones cómodos, y que cuides la decoración y ambientación de estas zonas para hacer sentir a tus colaboradores relajados.
En casa
Como resultado de la pandemia, el home office se popularizó por todo el mundo. En estos casos lo mejor es destinar un espacio de tu casa a ser tu únicamente tu lugar de trabajo.
Es decir contar con un cuarto especial, un escritorio y silla, cajoneras, repisas y algunos elementos decorativos. La ventaja es que aquí tienes libertad de escoger el diseño de tu oficina.
Ahora que sabes cuales son los tipos de oficinas o espacios de trabajo que hay, es momento de conocer qué tipos de distribución existen para saber cuál se adapta mejor a lo que estás buscando.
Tipo de distribución de una oficina
Principalmente hay 2 formas de distribución: abierta y cerrada. Pueden usarse por separado o combinarse de acuerdo a las necesidades y objetivos de la empresa.
Hay departamentos que necesitan más privacidad (zonas directivas), u otras más comunicación (áreas creativas). A continuación te descrito estas áreas de la oficina.
Abierta
Normalmente las oficinas abiertas son para departamentos que requieren compartir ideas creativas entre varios empleados. Cada vez se usan más para no tener jerarquías y crear ambientes más relajados y de igualdad.
Para darle una mejor vista puedes hacer uso de ventanales en lugar de muros, y usar colores y figuras alegres, decoración un poco más extravagante, mesas compartidas, etc.
Cerrada
Son zonas que requieran más privacidad, por ejemplo donde se maneje dinero o documentos importantes como un despacho de abogados, un banco, etc.
Para lograrlo se opta por poner paneles de vidrio, mamparas, cortinas o persianas, mobiliario de colores claros y bastante iluminación.
Oficina mixta
Es una combinación de los dos tipos de oficina anteriores. Normalmente solo usan los espacios cerrados para hacer reuniones, y el resto de las zonas son abiertas para cada empleado.
Para este punto es probable que ya sepas qué tipo de distribución necesitas, pero si quieres tener consejos extra te dejo el siguiente listado que te será de gran apoyo.
Tips para una buena distribución de oficinas
- Incluso si tienes una oficina abierta, considera un espacio para tener privacidad para llamadas, juntas, o alguna situación que lo amerite.
- Permite la flexibilidad de los lugares con mobiliario móvil. Así puedes cambiar las cosas de un lado a otro para no aburrirte.
- Mide los tamaños de tu empresa para que cuando compres muebles tengan la medida correcta.
- Trata de mantener lo más iluminado posible cada escritorio.
- No te olvides de diseñar un espacio de descanso.
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