Importancia de una Oficina
La oficina es importante porque te permite proyectar imagen, tener mayor presencia, generar confianza ante el cliente, tener un lugar en donde puedas realizar reuniones importantes y tener un mejor control de tu equipo de trabajo.
Un espacio de trabajo siempre es un aliado cuando requieres tener un personal de trabajo.
Aunado a lo anterior, una oficina permite que las personas se relacionen mejor y permitan sinergia que ayude a que la producción de la empresa sea mejor.
6 Motivos que explican la importancia de una oficina para las empresas
Estos son las ventajas que tendrás en tu empresa al tener una oficina, cómoda, confortable y que fomente el trabajo en equipo:
Propicia motivación y la Innovación
Una oficina bien diseñada, con muebles ergonómicos y adaptada según a cada área de la empresa, puede crear un ambiente de trabajo que motive a los empleados.
Solo recuerda que no basta con crear un espacio agradable, también debes implementar ideas que fomenten la innovación, aquí te dejo algunas que han sido probadas y funcionan muy bien:
- Fomenta la confianza entre tu equipo de trabajo: Los empleados deben ser honestos, abiertos, compartir sus ideas y tener la confianza para explorar iniciativas nuevas sin miedo a las represalias.
- Nuevos perfiles: Al contratar busca personas que entiendan la visión, deben tener perspectivas diferentes, desarrollar habilidades y tener pasiones. Esto te permitirá tener personas con diferentes enfoques para resolver problemas y por ende tendrás como resultado ideas innovadoras.
- Recompensas: Cuando una idea innovadora sea aplicada y tenga éxito asegúrate de recompensar a todo el equipo, tanto al de la idea, como aquellos que la pusieron en práctica.
Aumenta la productividad
Un líder siempre se preocupa por crear un ambiente adecuado para su equipo de trabajo con el fin de aumentar la productividad, es aquí donde la oficina se convierte en un área de oportunidad, para diseñar espacios que permitan dar mejores resultados, por ejemplo:
- Puedes agregar decoraciones que proporcionen al lugar calidez y confort, como: plantas, cuadros, lámparas, etc.
- Agrega los colores de la naturaleza. De acuerdo a la Psicología, las personas tenemos preferencia por colores que relacionamos con la naturaleza, ya que estimulan los sentidos y aumentan la productividad.
- Crea lugares recreativos donde los empleados tengan un ambiente tranquilo y relajado, donde puedan descansar e interactuar con sus compañeros de trabajo.
- Implementa descansos dentro de la jornada laboral, son pausas de al menos 15 minutos cuando el horario de trabajo supere las 6 horas al día de acuerdo con el Estatuto de los Trabajadores, esto ayudará a que se despejen, tomen un respiro y reduzcan sus niveles de estrés.
Mejor cultura organizacional
La cultura de una empresa generalmente está conformada por sus valores, su misión y sus objetivos.
Si buscas hacer mejoras en tu empresa u oficina, debes de considerar que existen algunos pasos fáciles y prácticos que puedes seguir para mejorar la cultura organizacional tanto a corto como a largo plazo.
Ideología de puertas abiertas: Te ayudará a crear un impacto en toda la organización, produce empleados altamente comprometidos, muestra confianza, que es la base de una gran cultura organizacional.
Estimula la autonomía de los empleados: Es confiar en la capacidad de tus colaboradores sin controlar sus actividades diarias todo el tiempo, Considera delegar responsabilidades a tu equipo, hazlos partícipes del proceso, incluso pueden sorprenderte con iniciativas propias e innovadoras.
- Muestra mayor flexibilidad: Puedes dar permisos de acuerdo a lo que indica la Ley Federal del Trabajo vigente o también algunos que puedan tomarse a consideración en casos especiales, y de ser necesario la reposición de horas.
- Mantenerse fiel a los valores centrales: Si quieres que tu cultura organizacional prospere, tienes que desarrollar valores centrales que sean genuinos, coherentes y ser fiel a ellos, así como promover que tu equipo de trabajo los siga, los entienda y los incorpore a su trabajo diario.
Trabajo en equipo
Tener una oficina permite tener un espacio donde se puedan crear equipo de trabajo sinérgicos y en constante comunicación.
Un estudio demuestra que el trabajar en equipo aumenta la motivación y disminuye los niveles de estrés, esto se puede aprovechar para que los colaboradores formen un buen grupo de trabajo.
Para ello es necesario tener contar con un ambiente de cordialidad en donde aprendan rápido, desarrollen sus habilidades, se sientan más satisfechos y adquieran compromiso y pasión por su trabajo.
Además, es importante que los líderes de equipo logren crear conexión con sus empleados y hacer que su trabajo sea significativo,
Algunos consejos que puedes considerar para mejorar o motivar el trabajo en equipo son:
- La comunicación: debe de existir para que todos dentro de la oficina estén enterados sobre cambios, movimientos, ingresos, visitas y demás actividades que sean relevantes para el equipo.
- Uso de herramientas: Debes asegurarte que tu equipo de trabajo tenga las herramientas modernas de comunicación y colaboración para que sea más fácil y eficiente conectarse entre sí y compartir información crucial.
- Lluvia de ideas (brainstorming): es una técnica empresarial que se ha vuelto un instrumento esencial para trabajar en equipo, facilita nuevos planteamientos, ideas y acciones para solucionar problemas o para mejoras dentro del trabajo.
Además, ayuda con la toma de decisiones durante las reuniones, planeaciones de carácter estratégico.
Implementación de gestión del cambio
El mundo está en constante transformación y por ello es importante que en las empresas se realice gestión de cambio.
Esto implica que un líder permita implementar procesos para que el equipo de trabajo asimile de la mejor manera todos los cambios.
Para que esto ocurra es mejor contar con el equipo de trabajo en un espacio cercano, agradable y donde se pueda evaluar y analizar el comportamiento.
Esta acción permite identificar posibles problemas que puedan terminar afectando el rendimiento de los empleados y la producción de la empresa.
Elementos clave que toda oficina debe tener
Ahora pasamos a los elementos que deben ser considerados para armar físicamente el espacio de trabajo y volverlo agradable, confortable, ergonómico, funcional y sobre todo estético con un toque de elegancia.
Iluminación natural y artificial
La iluminación con luz natural conlleva a mejorar la productividad y rendir mejor cuando se realizan las actividades.
Por mi experiencia sugiero que las ventanas sean grandes para dar un mejor aspecto al lugar, aprovechar la luz del sol siendo esta la mejor opción, además, puedes situar tu escritorio junto a una ventana con vista al exterior para apreciar mejor los colores tal como son.
Las ventajas que tiene el uso de luz natural son:
- Es más económica
- Facilita el rendimiento de la agudeza visual
- Produce menos cansancio en los ojos
- Aumenta el confort visual
Si tu oficina no cuenta con una ubicación en donde se pueda aprovechar la luz natural, tienes que lograr un balance entre la iluminación natural y artificial.
Realizar una evaluación con un especialista para que cada área de la oficina tenga una iluminación adecuada y el empleado no tenga que forzar su vista y generarle fatiga ocular.
Cuando uses luz artificial, puedes considerar el uso de luces LED de bajo consumo, ya que pueden durar más tiempo sin tener que cambiarse tan seguido.
Dispositivos electrónicos y tecnología
Los dispositivos tecnológicos son parte de nuestro día a día, por lo que son imprescindibles en la oficina.
Tener una buena conexión de internet, utilizar las mejores herramientas, aplicaciones, programas que agilicen el proceso de operatividad, da valor a nuestro trabajo y ofrece confianza con nuestros clientes.
Asientos cómodos y funcionales
Dentro del mobiliario de tu oficina debes tomar en cuenta que los asientos cómodos y funcionales, ayudarán a trabajar con mayor confort.
Tienes que elegir una silla cómoda, ergonómica y que se adapte a todo tu cuerpo, esto es importante para que los empleados mantengan una buena postura, ayuda a tener mejores condiciones y evita dolores de cabeza, falta de concentración o dolores de espalda.
Mesas y mobiliario apto para cada espacio de trabajo
No debes dejar a un lado los escritorios o mesas tradicionales que te pueden servir y sacar de muchos apuros, de antemano sabemos que el material de oficina no desaparecerá, ya que son imprescindibles para la imagen y presencia de una oficina.
Organiza tu papeleo con archivadores y carpetas, mesas de trabajo para la sala de juntas que debe ser espaciosa, puesto que será el punto donde se harán reuniones para coordinar movimientos o estrategias.
Los muebles para las impresoras, salas de espera, salas de esparcimiento o descanso, todo lo que necesites para crear tu oficina de trabajo y volverla elegante, cómoda y estética.
Pizarra y material para oficina
Dentro de la sala de reuniones incorpora una pizarra que sirva de apoyo para presentar nuevos proyectos, ideas o recalcar cosas durante las reuniones, ahí puedes plasmar desde un boceto o anotar sugerencias.
No olvides considerar el material de oficina, que va desde una hoja de papel, lápiz, lapicero, libreta, agenda, goma de borrar, colores, clips, folders y demás material que puedas necesitar como herramienta de trabajo, para que puedas equipar tu oficina de tu empresa y que pueda marcar la diferencia con tus clientes.
