La oficina ejecutiva es un espacio fundamental en toda oficina.
En estos espacios se realizan acciones importantes como la toma de decisiones, exposición de nuevos proyectos, reuniones con socios o clientes, proceso de capacitación para nuevos empleados.
Esto es lo que debes considerar para diseñar una oficina ejecutiva, funcional y agradable:
Características de una oficina ejecutiva
Este tipo de espacios suelen tener un diseño formal y elegante. Sin embargo, cada centro de trabajo amuebla y decora el lugar dependiendo el estilo o imagen que los caracterice.
Conoce las características principales con las que debe contar una oficina ejecutiva:
- Área de recepción: Es la primera impresión que se llevan los clientes, proveedores o personas que visitan las oficinas por primera vez. La recepción es el lugar que te transportará a las demás áreas de la empresa.
- Mobiliario Ergonómico: Todas las organizaciones deben cuidar la salud física de los trabajadores y de los invitados, por lo tanto, se utiliza un mobiliario cómodo, de calidad y adaptable a las actividades de cada persona.
- Espacio multifuncional: Además de las áreas de trabajo, es necesario que todas las oficinas cuenten con espacios recreativos para los empleados (áreas de descanso, comedor, baños privados, zonas de refrigerio, etc.).
- Equipo de oficina básico: Contar con ordenadores, laptops o tabletas, impresora, teléfono fijo, equipo de video, archiveros, escritorios, entre otros elementos de la oficina.
- Espacio colaborativo: Las áreas laborales deben de ser adaptadas al uso o a las necesidades de los equipos de trabajo, es decir, áreas más amplias y aptas para la comunicación entre colaboradores.
- Decoración: Embellecer las áreas de trabajo con decoraciones y espacios llamativos para los empleados (iluminación adecuada, cuadros o decoraciones agradables, paleta de colores neutros, etc.).
Cómo diseñar una oficina ejecutiva
Antes de comenzar con la renovación o adaptación de una oficina ejecutiva, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
Todo debe ser funcional
La formalidad y la elegancia son importantes en el diseño de una oficina, siempre y cuando el mobiliario o los recursos materiales sean útiles.
No sobrecargues el área de trabajo con decoración o mobiliario que no se va a utilizar, todos los empleados necesitan un espacio práctico en donde les sea fácil realizar sus actividades diarias sin percances u obstáculos.
Mobiliario ergonómico
No olvides que la ergonomía en las oficinas es esencial para proteger la salud física de los trabajadores. Existen diferentes materiales y estilos de mobiliario ergonómico (silla acolchada, reposapiés ajustables, reposabrazos, piso vinílico, etc.).
Elige el mobiliario que se adecue al diseño de la empresa y a las actividades laborales que se realizan diariamente. Escoge muebles equilibrados en relación calidad/precio, no siempre lo más caro es lo mejor.
Colores atractivos
Los colores que utilices en tu oficina deben asociarse con el mobiliario e imagen de marca de tu empresa. Es común encontrar colores neutros dentro de los espacios de trabajo.
El blanco inspira luminosidad y limpieza, el gris da un toque elegante al mobiliario, el beige es acogedor, el amarillo es llamativo e inspira creatividad, el rojo en lugares clave transmite poder y determinación.
Distribución inteligente
El espacio debe estar adaptado a las necesidades de cada empleado o área de trabajo, habrá oficinas que están en contacto con clientes diariamente por llamada telefónica, otras que los atiendan de forma presencial u otros que trabajen de forma híbrida.
El área de trabajo de cada colaborador debe ser cómodo, tranquilo y amplio. Si el trabajador se siente conforme y motivado, es probable que su productividad siga en aumento.
Buena iluminación
Todos los espacios de trabajo deben tener una buena iluminación, es necesario utilizar luz natural y artificial.
Elige espacios abiertos con ventanas que ayuden a conseguir una mejor iluminación, utiliza lámparas led de calidad y luces blancas.
Utiliza un sistema de luz inteligente con una intensidad lumínica de 500 a 700 lux.
Darle personalidad a la oficina
Las oficinas deben seguir conservando la imagen corporativa de las empresas, además del mobiliario o los colores de las paredes, se pueden añadir objetos decorativos, como cuadros, pinturas, esculturas, alfombras, entre otros.
Ventajas y desventajas
Descubre los pros y contras que podrían surgir al momento de iniciar con la decoración y el diseño de una oficina ejecutiva:
Ventajas
- Las oficinas ejecutivas transmiten formalidad y elegancia, los trabajadores sienten mayor comodidad y el ambiente se vuelve más profesional.
- Este tipo de espacios se encuentran más equipados, suele haber servicios de recepción o limpieza que ayudan a que los colaboradores no pierdan tiempo y se enfoquen solo en sus tareas laborales.
- El ambiente es más colaborativo, la mayoría de los espacios son abiertos, por lo tanto, los empleados solo están separados por un escritorio que facilita la comunicación directa.
Desventajas
- Las oficinas ejecutivas suelen ser más costosas, gracias a que en algunos lugares te cobran tarifas extras al incluir servicios de administración, limpieza, telecomunicaciones u otras tecnologías.
- Hay poca privacidad en las áreas de trabajo, los espacios cerrados solo llegan a utilizarse como sala de reuniones o como oficinas para directivos.
- Saturación de personal en espacios pequeños, hay oficinas ejecutivas que tienen una plantilla de personal grande y poco espacio, por lo tanto, hay cierta incomodidad por parte de los empleados durante su jornada laboral.
Ejemplos de oficinas ejecutivas
Ejemplo 1
Se utilizan tonalidades grises en los muros y mobiliario en tonos oscuros, esto le da un toque de elegancia y contraste
Ejemplo 2
Las tonalidades son con muros claros, muebles modernos y ergonómicos, además de ventanales altos y grandes que permiten buena iluminación natural.
Ejemplo 3
El espacio es amplio, las mesas de escritorio están muy juntas y solo están divididas por separadores. Hay buena iluminación, las sillas son ergonómicas y los colores son neutros (beige,blanco y gris).
Ejemplo 4
Los escritorios son más amplios, pero se colocan en el mismo espacio, las oficinas privadas están separadas por vidrios transparentes, hay ventanales amplios y lámparas led blancas.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los tipos de oficina?
Existen 4 tipos de oficinas:
- Ejecutiva (la empresa alquila un edificio para crear oficinas colaborativas o privadas).
- Compartida o coworkings (renta de espacios individuales o salas de reuniones para trabajadores de home office o independientes).
- Moderna (espacios diseñados con alta tecnología, áreas recreativas y comodidades para los empleados).
- Virtual (los trabajadores realizan sus actividades laborales desde casa y adaptan una habitación cómoda para cumplir con sus tareas diarias).
¿Qué servicios debe tener una oficina ejecutiva?
Las oficinas ejecutivas suelen incluir servicios de internet o telecomunicaciones, una sala de reuniones, área de recepción o sala de espera, estacionamiento, servicio de limpieza o mantenimiento, etc.
¿Qué se necesita para trabajar de ejecutivo?
Los ejecutivos se encargan normalmente de la atención a los clientes y las ventas, atienden a las personas a través de llamadas telefónicas, videollamadas o de forma presencial.
Los ejecutivos deben comunicarse de forma clara y concisa, tienen que ser pacientes y saber lidiar con el rechazo, la organización es clave por la gran cantidad de clientes que se manejan en tiempos cortos.
¿Qué hace un ejecutivo?
Los ejecutivos realizan tareas administrativas o se encargan de la gestión de ventas y atención al cliente de una empresa.
También se le llama ejecutivo a las personas que tienen un cargo directivo o importante dentro de la organización.
¿Cómo organizar una oficina?
Las oficinas tienen que dividirse en áreas de trabajo (recepción, sala de espera, espacio para refrigerio, sala de descanso, cargos directivos, etc.).
Las empresas utilizan herramientas tecnológicas que ayudan a almacenar los archivos o documentación importante en respaldos digitales o en base de datos.
